La tenue de livres d'un organisme sans but lucratif ou d'un organisme de bienfaisance enregistré ne se résume pas à la saisie de transactions. Elle doit refléter la distinction entre les fonds affectés et les fonds non affectés, respecter les normes comptables applicables aux organismes sans but lucratif, et produire une information suffisamment structurée pour alimenter les rapports aux bailleurs de fonds, les états financiers annuels et les déclarations de renseignements auprès des autorités fiscales. Notre équipe de CPA assure la tenue de livres des OBNL et des organismes de bienfaisance en tenant compte de ces particularités, en coordination avec nos fiscalistes et nos avocats lorsque les enjeux de conformité fiscale ou de gouvernance le requièrent.
Nous enregistrons les transactions de l'organisme selon un plan comptable conçu pour le secteur sans but lucratif. Chaque transaction est catégorisée en fonction de sa nature, de sa source de financement et de son affectation. Les revenus provenant de subventions, de dons, de cotisations, d'événements et d'activités commerciales connexes sont distingués conformément aux exigences des normes comptables applicables. Pour les organismes de bienfaisance enregistrés, la catégorisation tient également compte de la distinction entre les dons admissibles aux reçus fiscaux et les autres sources de revenus, ce qui facilite la préparation du formulaire T3010 en fin d'exercice.
Nous effectuons la conciliation bancaire à une fréquence adaptée au volume de transactions de l'organisme, généralement sur une base mensuelle. La conciliation couvre les comptes bancaires, les comptes de cartes de crédit et, le cas échéant, les comptes en fiducie. Le suivi de l'encaisse permet au dirigeant de connaître la position de trésorerie de l'organisme à tout moment et de planifier les décaissements en fonction des fonds disponibles.
Nous mettons en place un suivi comptable distinct pour chaque fonds affecté par un bailleur de fonds. Ce suivi permet de retracer les entrées, les dépenses imputées et le solde résiduel de chaque fonds, et de démontrer que les conditions d'utilisation imposées par le bailleur sont respectées. Les fonds non affectés font l'objet d'un suivi séparé qui reflète les ressources disponibles pour les opérations courantes de l'organisme. Cette distinction est essentielle tant pour les OBNL que pour les organismes de bienfaisance, bien que ces derniers doivent également intégrer le suivi du contingent des versements dans leur gestion des fonds.
Nous assurons le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients de l'organisme : enregistrement des factures, suivi des échéances, rapprochement des paiements reçus et émis. Pour les organismes qui gèrent des programmes de services payants ou des activités commerciales connexes, nous distinguons ces flux des revenus de dons et de subventions afin de maintenir la conformité comptable et fiscale.
Nous configurons QuickBooks en ligne selon les besoins de l'organisme : plan comptable adapté au secteur sans but lucratif, catégories de revenus par source et par fonds, synchronisation bancaire automatisée, et rapports personnalisés pour le conseil d'administration et les bailleurs de fonds. La configuration tient compte des particularités de chaque organisme, qu'il s'agisse d'un OBNL gérant quelques subventions ou d'un organisme de bienfaisance enregistré ayant des obligations de suivi des dons et du contingent des versements. Nous formons l'équipe interne à l'utilisation du logiciel et assurons un soutien continu.
Notre équipe intervient dans des situations variées. L'organisme qui ne dispose pas de ressources comptables internes confie la totalité de sa tenue de livres à notre équipe. L'organisme dont l'équipe existante est sollicitée par un surcroît d'activité ou un congé fait appel à un renfort ponctuel. L'organisme qui change de logiciel ou de structure comptable requiert une mise à niveau de sa tenue de livres. L'OBNL qui reçoit ses premières subventions assorties de conditions d'utilisation a besoin d'un suivi par fonds dès le départ. Les organismes de bienfaisance qui viennent d'obtenir leur statut et qui doivent mettre en place rapidement une comptabilité conforme font également partie de notre clientèle.
La tenue de livres que nous effectuons s'inscrit dans une chaîne de livrables qui comprend les états financiers, les rapports aux bailleurs de fonds et les déclarations fiscales. Chaque écriture est saisie en fonction de son utilisation en aval, ce qui réduit les ajustements en fin d'exercice et accélère la production des livrables périodiques. Chez Les Bâtisseurs, la coordination avec nos fiscalistes assure que la catégorisation comptable est cohérente avec le traitement fiscal des revenus et des dépenses, particulièrement pour les organismes de bienfaisance dont certaines activités soulèvent des enjeux de conformité fiscale.
Une tenue de livres rigoureuse constitue le fondement de toute information financière fiable. En confiant cette fonction à notre équipe de CPA, l'organisme dispose d'une comptabilité à jour, structurée par fonds et conforme aux normes applicables, prête à alimenter les états financiers, les rapports aux bailleurs et les déclarations de renseignements. La coordination avec nos avocats et nos fiscalistes, au sein du même cabinet, permet d'arrimer la comptabilité aux exigences de gouvernance et de conformité fiscale propres au secteur sans but lucratif.
Contactez Les Bâtisseurs pour confier la tenue de livres de votre organisme à une équipe de CPA spécialisée dans le secteur sans but lucratif.
Note : Ce contenu de nature générale est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis ou conseil juridique, fiscal ou comptable.
La principale distinction réside dans le suivi des fonds affectés et non affectés, la comptabilisation des apports selon les normes comptables applicables aux organismes sans but lucratif, et la nécessité de produire une information financière conforme aux exigences des bailleurs de fonds.
Les principes comptables sont les mêmes. L'organisme de bienfaisance doit toutefois distinguer les dons admissibles aux reçus fiscaux des autres revenus et assurer un suivi du contingent des versements, ce qui exige des catégories comptables adaptées.
Oui. Notre équipe de CPA peut intervenir en renfort pour les conciliations, les écritures de fin de période ou la mise à jour du plan comptable, tout en laissant l'équipe interne gérer la saisie courante.
Oui, à condition d'être configuré pour le secteur sans but lucratif : plan comptable adapté, suivi des fonds par catégorie, rapports personnalisés pour les bailleurs de fonds et le conseil d'administration.
