Des états financiers et des rapports de gestion conformes pour exercer la diligence attendue du conseil d'administration

Les administrateurs d'un organisme sans but lucratif ou d'un organisme de bienfaisance enregistré exercent une responsabilité de surveillance qui repose, en grande partie, sur la qualité de l'information financière qui leur est présentée. Des états financiers conformes aux normes comptables, un suivi rigoureux des fonds affectés et des rapports clairs sur la situation de trésorerie constituent des outils indispensables pour que le conseil d'administration puisse approuver les budgets, évaluer la performance financière et s'assurer du respect des obligations de l'organisme. Pour les organismes de bienfaisance enregistrés, la surveillance du contingent des versements et du maintien du statut s'ajoute à ces responsabilités.

Notre équipe de CPA produit l'information financière dont les administrateurs ont besoin pour exercer leur rôle, dans un format adapté aux réalités du secteur sans but lucratif.

Les enjeux financiers des administrateurs

Des états financiers parfois difficiles à interpréter

Les normes comptables applicables aux OBNL et aux organismes de bienfaisance imposent des choix de présentation distincts de ceux du secteur privé, notamment en ce qui concerne la comptabilisation des apports, la distinction entre les actifs nets affectés et non affectés, et le traitement des subventions à conditions. Un administrateur qui ne dispose pas d'états financiers bien présentés et accompagnés de notes claires se trouve dans une position difficile pour évaluer la santé financière réelle de l'organisme.

Un suivi des fonds affectés insuffisant

Les bailleurs de fonds imposent des conditions d'utilisation précises pour les sommes versées. Le conseil d'administration doit pouvoir vérifier que les fonds affectés sont utilisés conformément à ces conditions et que l'organisme respecte ses engagements. En l'absence de rapports financiers détaillés par fonds, les administrateurs ne disposent pas de l'information nécessaire pour exercer cette surveillance. Cet enjeu concerne autant les OBNL que les organismes de bienfaisance enregistrés, bien que les seconds soient également soumis au contingent des versements.

Une visibilité limitée sur le contingent des versements

Pour les organismes de bienfaisance enregistrés, le contingent des versements constitue une obligation annuelle dont le non-respect peut entraîner des sanctions, incluant la révocation du statut. Les administrateurs doivent pouvoir vérifier, à intervalles réguliers, que l'organisme satisfait à cette exigence. Cette vérification repose sur des données comptables précises et à jour. Bien que cette obligation ne s'applique pas directement aux OBNL sans statut de bienfaisance, ces derniers ont également intérêt à démontrer une utilisation rigoureuse de leurs fonds pour maintenir la confiance de leurs bailleurs.

Des décisions budgétaires prises sans données comparatives suffisantes

L'approbation du budget annuel constitue l'une des responsabilités centrales du conseil d'administration. Lorsque les états financiers de l'exercice précédent ne sont pas encore disponibles ou que le suivi budgétaire en cours d'année est sommaire, le conseil approuve des prévisions sans disposer d'une base de comparaison solide. Ce constat vaut tant pour les organismes de bienfaisance que pour les OBNL dont le budget repose sur des sources de financement diversifiées.

Notre accompagnement comptable auprès des administrateurs

États financiers annuels conformes et lisibles

Nous préparons les états financiers de l'organisme conformément aux normes comptables applicables aux organismes sans but lucratif, en veillant à ce que la présentation soit claire et accompagnée de notes explicatives utiles au conseil d'administration. Les états financiers distinguent les actifs nets affectés et non affectés, présentent les apports selon la méthode retenue par l'organisme et fournissent les informations requises par les auditeurs externes, le cas échéant. Le format de présentation est identique pour les OBNL et les organismes de bienfaisance; seules certaines informations complémentaires varient selon le type d'organisme.

Rapports de gestion périodiques pour le conseil d'administration

Nous produisons des rapports financiers intermédiaires, adaptés au calendrier des réunions du conseil d'administration. Ces rapports présentent la situation de trésorerie, le suivi budgétaire par programme et par fonds, les écarts significatifs par rapport aux prévisions et les indicateurs de performance financière retenus par l'organisme. L'objectif est de fournir au conseil une information synthétique, comparable d'une période à l'autre, et suffisamment détaillée pour étayer les décisions.

Suivi des fonds affectés et du contingent des versements

Nous mettons en place un suivi comptable distinct pour chaque fonds affecté, incluant le solde disponible, les dépenses imputées et le solde résiduel. Ce suivi s'applique à tous les organismes, qu'ils détiennent ou non le statut de bienfaisance. Pour les organismes de bienfaisance enregistrés, nous calculons en outre le contingent des versements et en assurons le suivi en cours d'année, en coordination avec nos fiscalistes qui vérifient la conformité fiscale globale de l'organisme et le maintien du statut auprès de l'Agence du revenu du Canada.

Tableaux de bord et indicateurs de performance

Nous configurons des tableaux de bord qui présentent les indicateurs pertinents pour le conseil d'administration : ratio des charges administratives par rapport aux charges de programmes, taux d'utilisation des fonds affectés, évolution de l'encaisse, projection de trésorerie et comparaison budget-réel. Pour les organismes de bienfaisance, un indicateur de suivi du contingent des versements est intégré. Ces tableaux sont mis à jour selon la fréquence convenue avec l'organisme et présentés dans un format compatible avec les documents de réunion du conseil.

Soutien lors de vérifications externes

Lorsque l'organisme fait l'objet d'une vérification par l'Agence du revenu du Canada, un auditeur externe ou un bailleur de fonds, nous préparons la documentation comptable requise, fournissons les explications nécessaires et coordonnons les échanges avec nos fiscalistes et nos avocats lorsque la vérification touche à des enjeux fiscaux ou de gouvernance. Les organismes de bienfaisance enregistrés font l'objet de vérifications portant notamment sur l'émission des reçus fiscaux, le contingent des versements et les activités commerciales connexes; notre accompagnement tient compte de ces particularités.

Pourquoi Les Bâtisseurs

La diligence des administrateurs repose sur la qualité de l'information financière qui leur est présentée. En confiant la production de cette information à notre équipe de CPA, le conseil d'administration dispose d'états financiers conformes, de rapports de gestion périodiques et d'un suivi des fonds affectés qui lui permettent d'exercer pleinement son rôle de surveillance. Chez Les Bâtisseurs, la coordination entre nos CPA, nos fiscalistes et nos avocats assure que l'information comptable est cohérente avec la conformité fiscale et la gouvernance juridique de l'organisme, qu'il s'agisse d'un OBNL ou d'un organisme de bienfaisance enregistré.

Contactez Les Bâtisseurs pour doter votre conseil d'administration d'une information financière fiable et conforme aux normes applicables à votre organisme.

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Note : Ce contenu de nature générale est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis ou conseil juridique, fiscal ou comptable.

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FAQ

Quels rapports financiers un administrateur d'OBNL ou d'organisme de bienfaisance devrait-il recevoir? 

Au minimum, des états financiers annuels conformes aux normes applicables, des rapports financiers intermédiaires avant chaque réunion du conseil, un suivi budgétaire par programme et un état de la trésorerie. Pour les organismes de bienfaisance, un suivi du contingent des versements est également recommandé.

Le suivi des fonds affectés est-il le même pour un OBNL et un organisme de bienfaisance? 

Le principe est identique : chaque fonds assorti de conditions d'utilisation fait l'objet d'un suivi comptable distinct. Les organismes de bienfaisance enregistrés ont toutefois une obligation additionnelle, le contingent des versements, qui exige un suivi spécifique des montants consacrés aux activités de bienfaisance.

En quoi consiste le contingent des versements? 

Le contingent des versements est le montant minimal qu'un organisme de bienfaisance enregistré doit consacrer à ses activités de bienfaisance chaque année. Son non-respect peut entraîner des sanctions, incluant la révocation du statut. Cette obligation ne s'applique pas aux OBNL qui ne détiennent pas le statut de bienfaisance.

Un CPA externe peut-il présenter les états financiers au conseil d'administration? 

Oui. Notre équipe de CPA peut assister aux réunions du conseil pour présenter les états financiers, répondre aux questions des administrateurs et expliquer les indicateurs de performance.

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